關于轉發(fā)廣東省司法廳 廣東省檔案局
關于印發(fā)行政執(zhí)法檔案管理辦法
（試行）的通知
市直各單位：
為了適應“互聯(lián)網+政務服務”背景下加強行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理的需要，充分發(fā)揮檔案工作在行政執(zhí)法中的基礎性、支撐性、服務性作用，現(xiàn)將《廣東省司法廳 廣東省檔案局關于印發(fā)行政執(zhí)法檔案管理辦法（試行）的通知》（粵司〔2019〕20號）轉發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
特此通知。
清遠市司法局
2019年1月29日
廣東省司法廳 廣東省檔案局關于印發(fā)
行政執(zhí)法檔案管理辦法（試行）的通知
各地級以上市人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省有關單位：
根據(jù)《法治政府建設實施綱要（2015-2020年）》《廣東省法治政府建設實施綱要（2016-2020年）》要求，為了適應“互聯(lián)網+政務服務”背景下加強行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理的需要，充分發(fā)揮檔案工作在行政執(zhí)法中的基礎性、支撐性、服務性作用，現(xiàn)將《廣東省行政執(zhí)法檔案管理辦法（試行）》印發(fā)你單位，請予執(zhí)行。
附件：廣東省行政執(zhí)法檔案管理辦法（試行）
廣東省司法廳 廣東省檔案局
2019年1月9日
附件
廣東省行政執(zhí)法檔案管理辦法
（試 行）
第一章 總 則
第一條 為了加強和規(guī)范行政執(zhí)法檔案管理，充分發(fā)揮檔案工作在行政執(zhí)法中的基礎性、支撐性、服務性作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國行政許可法》《中華人民共和國行政強制法》《中華人民共和國行政處罰法》《廣東省檔案條例》等有關法律法規(guī)，結合本省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于本省行政執(zhí)法檔案的形成與收集、整理與歸檔及其他管理工作。法律、法規(guī)、規(guī)章或者國家部委文件另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
本辦法所稱行政執(zhí)法，是指行政執(zhí)法主體依法履行行政處罰、行政許可、行政強制、行政征收、行政征用、行政給付、行政確認、行政登記、行政裁決、行政檢查等行政職責的行為。
本辦法所稱行政執(zhí)法檔案，是指行政執(zhí)法主體在實施行政執(zhí)法過程中直接形成的、反映執(zhí)法活動情況、有保存價值的各種行政執(zhí)法文書、證據(jù)等歷史記錄，包括通過行政執(zhí)法信息系統(tǒng)形成的行政執(zhí)法電子檔案。
第三條 縣級以上檔案主管部門、司法行政部門根據(jù)各自職能，對本行政區(qū)域內行政執(zhí)法主體的行政執(zhí)法檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。
各行政執(zhí)法主體應當建立健全行政執(zhí)法檔案的收集、整理、歸檔等行政執(zhí)法檔案管理制度，負責本單位行政執(zhí)法檔案的日常管理工作。
第四條 行政執(zhí)法主體應當加強行政執(zhí)法信息化建設，將行政執(zhí)法活動納入行政執(zhí)法信息化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)行政執(zhí)法案件網上辦理、行政執(zhí)法檔案存量數(shù)字化和增量電子化管理。
第二章 歸檔管理
第五條 行政執(zhí)法案件承辦人員應當在行政執(zhí)法事項辦結后3個月內完成材料收集和整理，制作歸檔材料目錄清單，并按本單位檔案管理規(guī)定移交歸檔。
第六條 行政執(zhí)法檔案的歸檔、整理，原則上實行一案一件（卷），根據(jù)行政執(zhí)法行為種類，按照年度、機構或者問題排列。
材料多的行政執(zhí)法檔案，可以一案多件（卷），每件（卷）單獨編件（卷）號。
適用簡易程序或者行政檢查等形成材料較少的行政執(zhí)法檔案，可以集中歸檔、整理，實行多案一卷（件）。
行政處罰過程中的行政檢查、行政強制措施或者行政強制執(zhí)行文書材料，可以歸入行政處罰卷宗，不單獨整理。
第七條 歸檔材料應當內容真實、簽署完備、印鑒齊全，任何人不得涂改、偽造、損毀執(zhí)法案件材料。
行政執(zhí)法案件承辦機構、承辦人員對歸檔材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性情況負責，檢查歸檔材料是否齊全、完整、準確。歸檔材料遺漏或者不符合要求的，應當補正。
對于歸檔材料中的復印件、影印件、抄錄本，與原件核對無誤的，加蓋“本件與原件相符”字樣的證明章，注明日期、證據(jù)出處，并由有關執(zhí)法人員簽名；依有關規(guī)定未核對原件，或者僅對材料信息進行其他形式核驗的，無需加蓋該類證明章。
移交歸檔后，歸檔材料確需變更、補正的，應當報分管領導同意，并作補正說明。
第八條 行政執(zhí)法檔案的歸檔范圍，由各行政執(zhí)法主體參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《廣東省行政執(zhí)法全過程記錄辦法（試行）》等規(guī)定制定并報同級檔案主管部門審查同意后實施。
第九條 存在下列情形之一的行政執(zhí)法檔案，可以設置專門檔案管理：
（一）涉及公共衛(wèi)生、安全生產、自然資源保護、生態(tài)環(huán)境保護、市場監(jiān)管等領域；
（二）行政執(zhí)法主體設置綜合行政執(zhí)法機構的；
（三）其他同級檔案主管部門認為宜設置專門檔案類進行管理的。
第十條 卷內歸檔材料可以按照上級主管部門規(guī)定的正卷、副卷的方式排列，也可以按照歸檔材料形成的時間先后順序排列。
第十一條 行政執(zhí)法檔案的形成、整理應符合檔案工作標準要求，按照現(xiàn)行檔案管理規(guī)范執(zhí)行。
列入文書檔案歸檔整理范圍的行政執(zhí)法檔案，按照《廣東省檔案局關于貫徹DA/T22-2015〈歸檔文件整理規(guī)則〉的意見》《單份文件歸檔整理工作流程、控制措施與質量標準》進行整理。
設置專門檔案管理的行政執(zhí)法檔案，按照《文書檔案案卷格式（GB/T9705）》進行整理。
第十二條 行政執(zhí)法檔案的保管期限按照下列情形確定：
（一）涉及重大公共利益的案件檔案、有重大社會影響的案件檔案，永久保管；
（二）案件情況復雜、涉及多個法律關系的案件檔案，保管期限為30年；
（三）適用聽證程序的案件檔案、行政強制執(zhí)行的案件檔案，保管期限為10年；
（四）其他案件檔案，保管期限為5年。
第十三條 行政執(zhí)法檔案的存儲和保管、利用、鑒定、銷毀、移交按照《機關檔案管理規(guī)定》的相關要求執(zhí)行。
第三章 電子檔案
第十四條 永久保管、30年保管期限的行政執(zhí)法檔案，應當同時采用電子檔案和紙質檔案兩種形式歸檔。其中，已經形成電子檔案的，自該行政執(zhí)法事項辦結之日起3個月內將電子檔案予以打印立卷；僅有紙質檔案的，應通過數(shù)字化手段形成檔案數(shù)字復制件。
同時滿足下列條件的行政執(zhí)法電子檔案可以不再另行打印紙質檔案存檔：
（一）由滿足本辦法第十五條規(guī)定的行政執(zhí)法信息系統(tǒng)形成；
（二）所使用的行政執(zhí)法信息系統(tǒng)的檔案管理模塊功能經檔案主管部門會同司法行政部門審核確認；
（三）保管期限為30年以下（不含30年）。
第十五條 行政執(zhí)法信息系統(tǒng)應當按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194）的基本功能要求設置檔案管理模塊或者系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的捕獲登記、分類組織、鑒定處置、統(tǒng)計管理、存儲保管和檢索利用，并采取措施有效保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
第十六條 行政執(zhí)法電子檔案的歸檔范圍按照第二章有關規(guī)定執(zhí)行，收集、整理、歸檔、編目、存儲、備份、轉換與遷移等按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894）》執(zhí)行。
第十七條 同時存在電子檔案與紙質檔案的，二者應當在內容及版面格式上保持一致。
第四章 附 則
第十八條 本辦法自2019年3月1日起施行。
